Das Praxis-Telefon: So lässt sich die Anruffrequenz verringern

Das Wartezimmer ist voll, am Empfang ein Patient an dem anderen, und das Telefon schrillt ununterbrochen - eine Situation, die den meisten MFA bekannt vorkommen dürfte. Weniger Anrufe auf dem Praxistelefon könnten das Stress-Level senken. Wir haben ein paar Vorschläge gesammelt, wie sich die Anruffrequenz senken lässt.

 Weniger Telefonanrufe können die MFA am Empfang deutlich
entlasten.

Das Wartezimmer ist voll, am Empfang ein Patient an dem anderen, und das Telefon schrillt ununterbrochen - eine Situation, die den meisten MFA bekannt vorkommen dürfte. Weniger Anrufe auf dem Praxistelefon könnten das Stress-Level senken. Wir haben ein paar Vorschläge gesammelt, wie sich die Anruffrequenz senken lässt.

1. Rezepttelefon: Das Rezepttelefon hat eine extra Rufnummer, die von den Patientinnen und Patienten rund um die Uhr direkt angewählt werden kann. Dort ist ein Anrufbeantwortet angehängt, auf den die Bestellung von Rezepten oder Überweisungen gesprochen werden kann unter Angabe von Namen, Telefonnummer, Medikament sowie bei Überweisungsanforderung Fachrichtung und Grund).
2. Rezeptbestellung/Überweisungsanforderung über die Praxis-Homepage: Auch die Praxis-Homepage kann genutzt werden, um Patientinnen und Patienten die Möglichkeit zu geben, Rezepte und/oder Überweisungen anzufordern. Nachdem ein Patient/eine Patientin die dafür erforderlichen Angaben gemacht haben, am besten in Form einer Abfrage, erhält die Praxis per E-Mail eine Benachrichtigung über den Eingang der Rezept- oder Überweisungsanforderung. Der Patient/die Patientin wird per Antwort-E-Mail über den Stand der Bearbeitung (zum Beispiel Rezept gespeichert, es fehlt noch die Krankenversicherungskarte; Rezept erstellt und signiert und kann in der Apotheke abgeholt werden; et cetera) informiert.
3. Rezeptbestellung/Überweisungsanforderung über die PraxisAPP: Über die PraxisAPP "Meine hausärztliche Praxis", die der Bayerische Hausärzteverband seinen Mitgliedern anbietet, können ebenfalls Rezepte und Überweisungen bestellt werden.
4. Chatfunktion der Praxis-APP: Zur Reduktion von Anrufen in der Praxis kann auch die Chatfunktion der PraxisAPP "Meine hausärztliche Praxis" beitragen.Patientinnen und Patienten können zum Beispiel über deen Chat statt telefonisch nachfragen, ob ein erwarteter Befund vom Facharzt schon in der Praxis angekommen ist, gegebenenfalls  auch gleich nach einem Besprechungstermin. So lassen sich Informationen und Fragen wie beispielsweise: "Ich kann jeden Tag ab 17 Uhr zur Befundbesprechung kommen"; "Wann ist bei mir die nächste Blutkontrolle fällig?"; "Wann kann ich die nächste Gesundheitsvorsorge wieder machen lassen?" et cetera bequem und unabhängig von den Praxisöffnungszeiten per Chat übermitteln. Die Antwort erfolgt ebenfalls im Chat - und zwar dann, wenn die Praxisabläufe es am besten zulassen. Gegebenenfalls können sich Patientinnen und Patienten, die nicht so gut Deutsch sprechen, die Antwort im Chat auch übersetzen lassen!
   
   Für alle vier Vorschläge gilt: Eine MFA (gegebenenfalls im Wechsel) ist zuständig für die Bearbeitung der Anfragen und Erstellung der Unterlagen - am besten in einem separaten Raum, wo sowohl der Anrufbeantworter steht als auch die Mails abgerufen werden können. Ein Arbeitsplatz mit 2 Bildschirmen wird die Bearbeitung der Anfragen zusätzlich erleichtern.
   
   
5. Kein Telefon mehr an der Anmeldung: Eine oder zwei MFAs sitzen in einem separaten Raum und nehmen alle Telefongespräche an. Voraussetzung ist natürlich, dass genügend Personal zur Verfügung steht. Dieser Arbeitsplatz wird im Wechselverfahren von allen MFAs besetzt.
6. Online-Terminbuchung: Wird den Patientinnen und Patienten die Möglichkeit gegeben, Termine online zu buchen - entweder über ein extra Programm, die PraxisAPP oder über das Online-Terminprogramm der Praxissoftware - trägt dies ebenfalls zu einer drastischen Reduzierung des Anrufaufkommens bei.

INFORMATIONEN ZUR PRAXISAPP "MEINE HAUSÄRZTLICHE PRAXIS"